Die deutsche Reiselust ist groß, auch im beruflichen Umfeld. Folgerichtig schafft die zum 1.1.2008 in Kraft getretene Lohnsteuerrichtlinie wesentliche Erleichterungen für die Abrechnung von Reisekosten. Gleichzeitig definiert der Fiskus strengere Grundsätze, die sich in der Praxis als tückisch erweisen können. Angestellte und Unternehmen sind deshalb gut beraten, jetzt ihr Reisekostenmanagement kritisch unter die Lupe zu nehmen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich unerwartete Angriffspunkte bieten, aus denen hohe Nachzahlungen resultieren.
Alles scheint ganz einfach: Eine Unterscheidung zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit entfällt. Maßgeblich ist nur, ob eine "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" vorliegt. Dies ist der Fall, wenn Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und an keiner ihrer regelmäßigen Arbeitsstätten tätig werden. Der wichtige Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird mit der Neuregelung allerdings neu definiert. Die "regelmäßige Arbeitsstätte" stellt den ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit dar, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Folglich können neben dem Arbeitgeberbetrieb weitere Arbeitsstätten exstieren, die nicht als solche erkannt werden und eine steuerfreie Erstattung von Reisekosten gefährden.
Für die Begründung einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist weiterhin maßgebend, dass der Arbeitnehmer einer ortsfesten und dauerhaften betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers zugeordnet ist und er diese mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. "Für sorglose Firmen können Reisekostenabrechnungen leicht zu finanziellen Tretminen werden", bestätigt DHPG-Berater Wolfgang Hornbruch, der als Steuerberater und vereidigter Buchprüfer die Thematik umfassend einzuschätzen weiß. "Entscheidend ist eine sorgfältige Vorprüfung und plausible Dokumentation - vor allem von Grenzfällen."
Strittige Reiskostenabrechnungen vermeiden
Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten summieren sich leicht zu einem hohen Kostenblock. Deshalb hinterfragt der Fiskus oft genau, ob es sich um eine "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" oder um den Besuch einer "regelmäßigen Arbeitsstelle" handelt. Hier empfehlen die DHPG-Berater dringend eine Detailprüfung:
1. Wechselnde Tätigkeitsstätten: Nach der neuen Begriffsdefinition ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte bereits dann auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer im Kalenderjahr durchschnittlich an einem Tag pro Arbeitswoche aufgesucht wird. Maßgeblich ist für die Finanzbehörden nicht die Zeitdauer, sondern ob das Reiseziel fortdauernd und immer wieder aufgesucht wird. Hierzu zählt bereits der kurze Zwischenstopp eines Außendienstmitarbeiters.
2. Vorübergehende Auswärtstätigkeit: Wird ein Arbeitgeber für eine begrenzte Zeit an ein verbundenes Unternehmen abgeordnet, liegt nicht zwingend eine regelmäßige Arbeitsstätte vor. Aus steuerrechtlicher Sicht sind immer die Gesamtumstände maßgeblich. Aus Nachweisgründen ist aber sinnvoll, die Auswärtstätigkeit vor Beginn in schriftlicher Form zu befristen.
3. Außerbetrieblicher Einsatz: Die regelmäßige Arbeitsstätte kann in Ausnahmefällen auch außerhalb des Betriebes des Arbeitgebers liegen. Dies kann beispielsweise bei einem Arbeitnehmer der Fall sein, der dauerhaft in den Räumen eines Großkunden tätig wird. Ist der außerbetriebliche Einsatz zwar regelmäßig, aber auf einzelne Tage beschränkt, kann das Finanzamt kaum von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ausgehen.
Alles scheint ganz einfach: Eine Unterscheidung zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit entfällt. Maßgeblich ist nur, ob eine "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" vorliegt. Dies ist der Fall, wenn Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und an keiner ihrer regelmäßigen Arbeitsstätten tätig werden. Der wichtige Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird mit der Neuregelung allerdings neu definiert. Die "regelmäßige Arbeitsstätte" stellt den ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit dar, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Folglich können neben dem Arbeitgeberbetrieb weitere Arbeitsstätten exstieren, die nicht als solche erkannt werden und eine steuerfreie Erstattung von Reisekosten gefährden.
Für die Begründung einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist weiterhin maßgebend, dass der Arbeitnehmer einer ortsfesten und dauerhaften betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers zugeordnet ist und er diese mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. "Für sorglose Firmen können Reisekostenabrechnungen leicht zu finanziellen Tretminen werden", bestätigt DHPG-Berater Wolfgang Hornbruch, der als Steuerberater und vereidigter Buchprüfer die Thematik umfassend einzuschätzen weiß. "Entscheidend ist eine sorgfältige Vorprüfung und plausible Dokumentation - vor allem von Grenzfällen."
Strittige Reiskostenabrechnungen vermeiden
Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten summieren sich leicht zu einem hohen Kostenblock. Deshalb hinterfragt der Fiskus oft genau, ob es sich um eine "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" oder um den Besuch einer "regelmäßigen Arbeitsstelle" handelt. Hier empfehlen die DHPG-Berater dringend eine Detailprüfung:
1. Wechselnde Tätigkeitsstätten: Nach der neuen Begriffsdefinition ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte bereits dann auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer im Kalenderjahr durchschnittlich an einem Tag pro Arbeitswoche aufgesucht wird. Maßgeblich ist für die Finanzbehörden nicht die Zeitdauer, sondern ob das Reiseziel fortdauernd und immer wieder aufgesucht wird. Hierzu zählt bereits der kurze Zwischenstopp eines Außendienstmitarbeiters.
2. Vorübergehende Auswärtstätigkeit: Wird ein Arbeitgeber für eine begrenzte Zeit an ein verbundenes Unternehmen abgeordnet, liegt nicht zwingend eine regelmäßige Arbeitsstätte vor. Aus steuerrechtlicher Sicht sind immer die Gesamtumstände maßgeblich. Aus Nachweisgründen ist aber sinnvoll, die Auswärtstätigkeit vor Beginn in schriftlicher Form zu befristen.
3. Außerbetrieblicher Einsatz: Die regelmäßige Arbeitsstätte kann in Ausnahmefällen auch außerhalb des Betriebes des Arbeitgebers liegen. Dies kann beispielsweise bei einem Arbeitnehmer der Fall sein, der dauerhaft in den Räumen eines Großkunden tätig wird. Ist der außerbetriebliche Einsatz zwar regelmäßig, aber auf einzelne Tage beschränkt, kann das Finanzamt kaum von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ausgehen.
