Vor der Einführung eines Campus-Management-Systems stellt die Hochschule Mittweida ihre Organisationsstrukturen und Arbeitsprozesse auf den Prüfstand: Gemeinsam mit der HIS Hochschul-Informations-System GmbH konnten in einem Vorprojekt zur IT-Einführung die Stärken und Verbesserungspotenziale in den bestehenden Strukturen und Prozessen identifiziert und vorbereitende Maßnahmen vor der eigentlichen Software-Umstellung herausgearbeitet werden.
Die Hochschule Mittweida will die bevorstehende Einführung eines neuen Campus-Management-Systems eigenständig bestmöglich vorbereiten, um den Grundstein für ein erfolgreiches Einführungsprojekt zu legen. Mit Blick auf diese Zielsetzung hat sie die HIS GmbH in Hannover beauftragt, ein Vorprojekt durchzuführen. In einem knapp zweimonatigen Vorprojekt verschafften sich die HIS-Organisationsberater(innen) einen Überblick über die Strukturen und Abläufe im Campus-Management der Hochschule und gaben eine Einschätzung zu notwendigen, vorbereitenden Maßnahmen der Organisationsentwicklung sowie Art und Umfang sinnvoller begleitender Aktivitäten einer externen Organisationsberatung. Das HIS-Projektteam hat hierzu Daten der Hochschule Mittweida ausgewertet und die Ist-Situation der Aufgabenverteilung in den Bereichen des Campus-Managements analysiert.
In einer zweitägigen Präsenzphase haben die HIS-Expertinnen und -Experten die erhobenen Informationen validiert und durch Interviews mit Akteuren der Hochschule bewertet und ergänzt. Noch vor Ort hat das Projektteam die Ergebnisse zusammengeführt und in einem Workshop verschiedene Handlungsfelder formuliert und der Hochschule vorgestellt.
Eine Besonderheit der Hochschule Mittweida ist beispielsweise das breite Angebot an Studiengängen sowie Studienformen. Daher hat HIS empfohlen, in der Vorbereitungsphase zum Einführungsprojekt die Verwaltungsprozesse der verschiedenen Studiengangsmodelle so weit wie möglich zu systematisieren.
Aufgrund ihrer Zuständigkeit, Kompetenz und Erfahrung werden einige Akteure der Hochschule Schlüsselrollen bei der IT-Einführung einnehmen. Diese wurden im Rahmen des Vorprojektes identifiziert. Für diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird die Hochschulleitung darum bereits frühzeitig Überlegungen anstellen, wie eine entsprechende Entlastung bzw. Vertretung während der Projektlaufzeit erfolgen kann.
HIS-Projektleiterin Yvonne Krause bewertet die Vorbereitungen für die IT-Einführung an der Hochschule Mittweida positiv: "Ein Vorprojekt Organisationberatung ist eine zielgenaue, schnelle und kompakte Möglichkeit für eine Hochschule, sich Orientierung zu verschaffen, wie sie ein Mammutprojekt wie die Einführung eines neuen Campus-Management-Systems bewältigen kann und wie Organisationsberatung das Projekt unterstützen kann."
In zwei zusätzlichen Workshops zum Prozessmanagement haben die Projektbeteiligten der Hochschule mit dem HIS-Projektteam zentrale Fragen zur Vorgehensweise bei der bevorstehenden Prozessaufnahme und -optimierung geklärt. So wurden Notationsform und das Tool, in dem die Prozesse abgebildet werden, festgelegt. Die von den HIS-Expertinnen und -Experten entwickelten Instrumente versetzen die Hochschule in die Lage zu entscheiden und zu planen, welche Methoden für welchen Prozessbereich eingesetzt und welche Akteure eingebunden werden müssen.
"Das Vorprojekt hat uns sehr deutlich gezeigt, an welchen Stellen wir die Organisation verändern und verbessern können", resümiert Andreas Sommerweiß, Projektleiter und Leiter des Netz- und Kommunikationszentrums (NCC) an der Hochschule Mittweida. "Es war ein sehr guter Anstoß für unsere eigene weiterführende Arbeit. Bei Bedarf werden wir wieder auf das Mittel der Organisationberatung zurückgreifen."
Die Hochschule Mittweida will die bevorstehende Einführung eines neuen Campus-Management-Systems eigenständig bestmöglich vorbereiten, um den Grundstein für ein erfolgreiches Einführungsprojekt zu legen. Mit Blick auf diese Zielsetzung hat sie die HIS GmbH in Hannover beauftragt, ein Vorprojekt durchzuführen. In einem knapp zweimonatigen Vorprojekt verschafften sich die HIS-Organisationsberater(innen) einen Überblick über die Strukturen und Abläufe im Campus-Management der Hochschule und gaben eine Einschätzung zu notwendigen, vorbereitenden Maßnahmen der Organisationsentwicklung sowie Art und Umfang sinnvoller begleitender Aktivitäten einer externen Organisationsberatung. Das HIS-Projektteam hat hierzu Daten der Hochschule Mittweida ausgewertet und die Ist-Situation der Aufgabenverteilung in den Bereichen des Campus-Managements analysiert.
In einer zweitägigen Präsenzphase haben die HIS-Expertinnen und -Experten die erhobenen Informationen validiert und durch Interviews mit Akteuren der Hochschule bewertet und ergänzt. Noch vor Ort hat das Projektteam die Ergebnisse zusammengeführt und in einem Workshop verschiedene Handlungsfelder formuliert und der Hochschule vorgestellt.
Eine Besonderheit der Hochschule Mittweida ist beispielsweise das breite Angebot an Studiengängen sowie Studienformen. Daher hat HIS empfohlen, in der Vorbereitungsphase zum Einführungsprojekt die Verwaltungsprozesse der verschiedenen Studiengangsmodelle so weit wie möglich zu systematisieren.
Aufgrund ihrer Zuständigkeit, Kompetenz und Erfahrung werden einige Akteure der Hochschule Schlüsselrollen bei der IT-Einführung einnehmen. Diese wurden im Rahmen des Vorprojektes identifiziert. Für diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird die Hochschulleitung darum bereits frühzeitig Überlegungen anstellen, wie eine entsprechende Entlastung bzw. Vertretung während der Projektlaufzeit erfolgen kann.
HIS-Projektleiterin Yvonne Krause bewertet die Vorbereitungen für die IT-Einführung an der Hochschule Mittweida positiv: "Ein Vorprojekt Organisationberatung ist eine zielgenaue, schnelle und kompakte Möglichkeit für eine Hochschule, sich Orientierung zu verschaffen, wie sie ein Mammutprojekt wie die Einführung eines neuen Campus-Management-Systems bewältigen kann und wie Organisationsberatung das Projekt unterstützen kann."
In zwei zusätzlichen Workshops zum Prozessmanagement haben die Projektbeteiligten der Hochschule mit dem HIS-Projektteam zentrale Fragen zur Vorgehensweise bei der bevorstehenden Prozessaufnahme und -optimierung geklärt. So wurden Notationsform und das Tool, in dem die Prozesse abgebildet werden, festgelegt. Die von den HIS-Expertinnen und -Experten entwickelten Instrumente versetzen die Hochschule in die Lage zu entscheiden und zu planen, welche Methoden für welchen Prozessbereich eingesetzt und welche Akteure eingebunden werden müssen.
"Das Vorprojekt hat uns sehr deutlich gezeigt, an welchen Stellen wir die Organisation verändern und verbessern können", resümiert Andreas Sommerweiß, Projektleiter und Leiter des Netz- und Kommunikationszentrums (NCC) an der Hochschule Mittweida. "Es war ein sehr guter Anstoß für unsere eigene weiterführende Arbeit. Bei Bedarf werden wir wieder auf das Mittel der Organisationberatung zurückgreifen."
