Ein gut organisierter Arbeitsplatz erleichtert die tägliche Arbeit ungemein - Dokumente haben einen festen Platz und müssen nicht gesucht werden, alle Aufgaben sind eingeplant und werden fristgerecht fertig gestellt. Somit sinkt auch der Stresspegel. Organisationstalente haben hier natürlich einen Vorteil, aber mit den Tipps von TÜV SÜD findet jeder die richtige Systematik für die eigene Arbeit.
To-Do-Liste: Alle Aufgaben, die zu erledigen sind, werden gemeinsam mit dem Abgabetermin in einer Liste eingetragen. Diese dient zum einen als Gedächtnisstütze und hilft zum anderen bei der Zeitplanung. Um Verwirrung zu vermeiden, sollte jedoch nicht mehr als eine Liste geführt werden.
Zeitplan: In einem Tages- oder Wochenplan wird für jede anstehende Aufgabe ausreichend Zeit eingeplant. Dabei sind Zeitpuffer für unvorhergesehene Arbeiten und Verzögerungen wichtig, sonst gerät der Plan schnell durcheinander. So sollten statt zwei besser drei Stunden geplant werden. Wird dieser Puffer nicht gebraucht, kann er für die Ablage oder für die nächste Aufgabe genutzt werden. Um den Zeitaufwand einzelner Tätigkeiten einschätzen zu können, sollte erst einmal die eigene Arbeitsweise beobachtet werden. Mit diesem Wissen lässt sich anschließend leichter planen.
Werkzeuge: Täglich benötigte Werkzeuge wie Locher, Tacker, Block und Stift sollten in Greifweite auf dem Schreibtisch platziert werden. Weniger häufig verwendete Dinge wie Nachschlagewerke können dagegen auch außer Reichweite verstaut werden. Mehrfach vorhandenes Werkzeug ist überflüssig, lässt den Schreibtisch voller wirken und sollte daher entfernt werden.
E-Mail: Um den Arbeitsfluss nicht zu stören, ist es hilfreich, eingegangene E-Mails nicht sofort zu lesen, sondern feste Zeitblöcke dafür einzuplanen. E-Mails mit unrelevanten Informationen sollten sofort gelöscht werden oder in einen entsprechenden Ordner verschoben werden. Zu viele E-Mails im Posteingang erschweren den Überblick. Daher sollte dort nur unbearbeitete Post liegen. Alles andere wird am besten je nach Aufgabe oder Projekt in verschiedenen Ordnern gespeichert.
Interaktion mit Kollegen: Häufig kommen Kollegen mit Fragen, neuen Aufgaben oder einfach nur zum Plaudern vorbei.
Das unterbricht den Arbeitsfluss und kostet bereits eingeplante Zeit, was mit freundlichen aber bestimmten Worten deutlich gemacht werden sollte. Es kann auch helfen, eine feste Sprechzeit für die Kollegen einzurichten, in denen sie mit allen Anliegen kommen können.
Der "heilige Bereich": Um sich auch bei einem volleren Schreibtisch auf die momentane Aufgabe konzentrieren zu können, sollte ein mindestens 60 x 60 cm großer "heiliger Bereich" eingerichtet werden. Hier dürfen ausschließlich Dokumente liegen, die die aktuelle Tätigkeit betreffen.
Ablage: Nur Unterlagen, die fertig bearbeitet sind, aber noch aufgehoben werden müssen, gehören in die Ablage. Alle anderen Dokumente abgeschlossener Vorgänge kommen sofort in den Papierkorb oder Aktenvernichter. Was in weniger als drei Minuten erledigt ist, sollte sofort abgelegt werden. Die restlichen Dokumente werden in einem Ablagekorb gesammelt und möglichst mit einem aussagekräftigen Stichwort versehen. Ungenutzte Zeitpuffer bieten sich für die Ablage dieser gesammelten Unterlagen an.
Feierabend: Aufgaben, die bis zum Abend nicht erledigt wurden, werden in den Zeitplan für den nächsten Tag übertragen, damit sie nicht in Vergessenheit geraten. Der Schreibtisch sollte aufgeräumt und dabei möglichst leer geräumt werden. So beginnt der neue Tag unbelastet.
Nicht alle Tipps lassen sich für Jeden verwirklichen. Je nach Arbeitsbedingungen oder persönlicher Mentalität sollten die machbaren Lösungen herausgesucht werden. Welche Methode wirklich hilft, stellt sich meist erst heraus, wenn sie getestet wurde. Daher ist es wichtig, dass sich jeder damit auseinandersetzt.
Weitere Informationen für Medien zum Thema Gesundheit und Betriebliches Gesundheitsmanagement gibt es im Internet unter www.tuev-sued.de/presse/BGM.
To-Do-Liste: Alle Aufgaben, die zu erledigen sind, werden gemeinsam mit dem Abgabetermin in einer Liste eingetragen. Diese dient zum einen als Gedächtnisstütze und hilft zum anderen bei der Zeitplanung. Um Verwirrung zu vermeiden, sollte jedoch nicht mehr als eine Liste geführt werden.
Zeitplan: In einem Tages- oder Wochenplan wird für jede anstehende Aufgabe ausreichend Zeit eingeplant. Dabei sind Zeitpuffer für unvorhergesehene Arbeiten und Verzögerungen wichtig, sonst gerät der Plan schnell durcheinander. So sollten statt zwei besser drei Stunden geplant werden. Wird dieser Puffer nicht gebraucht, kann er für die Ablage oder für die nächste Aufgabe genutzt werden. Um den Zeitaufwand einzelner Tätigkeiten einschätzen zu können, sollte erst einmal die eigene Arbeitsweise beobachtet werden. Mit diesem Wissen lässt sich anschließend leichter planen.
Werkzeuge: Täglich benötigte Werkzeuge wie Locher, Tacker, Block und Stift sollten in Greifweite auf dem Schreibtisch platziert werden. Weniger häufig verwendete Dinge wie Nachschlagewerke können dagegen auch außer Reichweite verstaut werden. Mehrfach vorhandenes Werkzeug ist überflüssig, lässt den Schreibtisch voller wirken und sollte daher entfernt werden.
E-Mail: Um den Arbeitsfluss nicht zu stören, ist es hilfreich, eingegangene E-Mails nicht sofort zu lesen, sondern feste Zeitblöcke dafür einzuplanen. E-Mails mit unrelevanten Informationen sollten sofort gelöscht werden oder in einen entsprechenden Ordner verschoben werden. Zu viele E-Mails im Posteingang erschweren den Überblick. Daher sollte dort nur unbearbeitete Post liegen. Alles andere wird am besten je nach Aufgabe oder Projekt in verschiedenen Ordnern gespeichert.
Interaktion mit Kollegen: Häufig kommen Kollegen mit Fragen, neuen Aufgaben oder einfach nur zum Plaudern vorbei.
Das unterbricht den Arbeitsfluss und kostet bereits eingeplante Zeit, was mit freundlichen aber bestimmten Worten deutlich gemacht werden sollte. Es kann auch helfen, eine feste Sprechzeit für die Kollegen einzurichten, in denen sie mit allen Anliegen kommen können.
Der "heilige Bereich": Um sich auch bei einem volleren Schreibtisch auf die momentane Aufgabe konzentrieren zu können, sollte ein mindestens 60 x 60 cm großer "heiliger Bereich" eingerichtet werden. Hier dürfen ausschließlich Dokumente liegen, die die aktuelle Tätigkeit betreffen.
Ablage: Nur Unterlagen, die fertig bearbeitet sind, aber noch aufgehoben werden müssen, gehören in die Ablage. Alle anderen Dokumente abgeschlossener Vorgänge kommen sofort in den Papierkorb oder Aktenvernichter. Was in weniger als drei Minuten erledigt ist, sollte sofort abgelegt werden. Die restlichen Dokumente werden in einem Ablagekorb gesammelt und möglichst mit einem aussagekräftigen Stichwort versehen. Ungenutzte Zeitpuffer bieten sich für die Ablage dieser gesammelten Unterlagen an.
Feierabend: Aufgaben, die bis zum Abend nicht erledigt wurden, werden in den Zeitplan für den nächsten Tag übertragen, damit sie nicht in Vergessenheit geraten. Der Schreibtisch sollte aufgeräumt und dabei möglichst leer geräumt werden. So beginnt der neue Tag unbelastet.
Nicht alle Tipps lassen sich für Jeden verwirklichen. Je nach Arbeitsbedingungen oder persönlicher Mentalität sollten die machbaren Lösungen herausgesucht werden. Welche Methode wirklich hilft, stellt sich meist erst heraus, wenn sie getestet wurde. Daher ist es wichtig, dass sich jeder damit auseinandersetzt.
Weitere Informationen für Medien zum Thema Gesundheit und Betriebliches Gesundheitsmanagement gibt es im Internet unter www.tuev-sued.de/presse/BGM.
