Seit dieser Woche arbeiten die Mitarbeiter aller elf Arbeitsagenturen und acht gemeinsamen Jobcenter mit der elektronischen Akte. Nachdem die Arbeitsagenturen und Familienkassen in den vergangenen Jahren von Papier auf Pixel umgestellt haben, wurde die elektronische Akte seit September 2016 schrittweise in den sächsischen Jobcentern eingerichtet. Mit der Umstellung auf die papierlose Bearbeitung im Jobcenter Leipzig wurde nun die flächendeckende Einführung vollständig und erfolgreich abgeschlossen.
„Der Vorteil der elektronischen Akte für die Kunden liegt in der Schnelligkeit der Bearbeitung und Auskunftserteilung, weil alle berechtigten Mitarbeiter zeitgleich Zugriff auf Informationen haben. Für Steuerzahler hingegen liegt der Vorteil in den geringeren Kosten – im Vergleich zu Papierakten, die gelagert werden müssen“, sagte Klaus-Peter Hansen, Vorsitzender der Geschäftsführung der Regionaldirektion Sachsen der Bundesagentur für Arbeit (BA).
Die Einrichtungen der BA nutzen moderne IT, um leistungsfähiger zu werden, die Qualität der Entscheidungen zu erhöhen und damit wirtschaftlicher arbeiten zu können. Deshalb werden Papierakten durch elektronische Akten ersetzt (also Pixel statt Papier). Dadurch können die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort auf die digitalen Akten zugreifen. Das hilft vor allem den Kunden, deren Anträge und Anliegen nun schneller bearbeitet werden können. Damit entfallen Postwege, Suchzeiten in Aktenhaltungen und es ist weniger Lagerfläche erforderlich – das spart Geld.
In Sachsen wurde die elektronische Akte im September 2016 in den Jobcentern Nordsachsen und Zwickau eingeführt. Im Februar, März und April 2017 konnte in den Jobcentern Vogtland, Sächsische Schweiz-Osterzgebirge und Dresden die elektronische Akte eingeführt werden. In Chemnitz und Mittelsachsen erfolgte die Umstellung im Juni. Seit 3. Juli 2017 bearbeiten auch die knapp 1.000 Mitarbeiter des Jobcenters Leipzig-Stadt die Anträge auf Grundsicherung in digitaler Form.
In sechs Wellen erfolgt die die Einführung der elektronischen Akte in den über 300 Jobcentern (gemeinsame Einrichtungen). Mit der Umstellung von Papier auf Digital in dieser Größenordnung handelt es sich bislang um Europas größtes E-Projekt, auf Grundlage des E-Government-Gesetzes.
„Die Digitalisierung geht auch nicht an den Arbeitsagenturen und Jobcentern vorbei. Neben den modernen Onlineangeboten, die wir weiter ausbauen, digitalisieren wir unsere Geschäftsprozesse auch künftig. Denn wir wollen die Angebote für die Menschen weiter anpassen und modern gestalten“, erklärt Hansen.
Die Arbeitsagenturen und deren gemeinsamen Einrichtungen (Jobcenter) bieten schon heute zahlreiche und moderne Online-Angebote. Neben den verschiedenen Internetseiten betrifft das beispielsweise auch die Apps für Smartphones und die eService-Angebote. So kann schon heute Arbeitslosengeld, Kindergeld und Berufsausbildung online beantragt und das eigene Job-Profil mit dem Vermittler gemeinsam bearbeitet werden. Auch für Unternehmer gibt es neben den Möglichkeiten des Quick-Checks für Lohnzuschüsse die papierlose Option, Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen online auszufüllen und zu versenden.
Hintergrundinformationen:
Wie funktioniert eigentlich die eAkte?
Eingehende Kundenpost sowie persönlich abgegebene Dokumente werden mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und in einer computerlesbaren Form gespeichert. Das geschieht in einer der vier Scanzentren Deutschlands (Berlin, Halle, Köln und Böblingen). Die digitalisierten Dokumente werden automatisch einer Akte zugeordnet und elektronisch der zuständigen Bearbeitungsstelle übermittelt. Werden weitere Dokumente im Rahmen der Bearbeitung erstellt, werden diese ebenfalls in der eAkte abgelegt.
Fakten:
„Der Vorteil der elektronischen Akte für die Kunden liegt in der Schnelligkeit der Bearbeitung und Auskunftserteilung, weil alle berechtigten Mitarbeiter zeitgleich Zugriff auf Informationen haben. Für Steuerzahler hingegen liegt der Vorteil in den geringeren Kosten – im Vergleich zu Papierakten, die gelagert werden müssen“, sagte Klaus-Peter Hansen, Vorsitzender der Geschäftsführung der Regionaldirektion Sachsen der Bundesagentur für Arbeit (BA).
Die Einrichtungen der BA nutzen moderne IT, um leistungsfähiger zu werden, die Qualität der Entscheidungen zu erhöhen und damit wirtschaftlicher arbeiten zu können. Deshalb werden Papierakten durch elektronische Akten ersetzt (also Pixel statt Papier). Dadurch können die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort auf die digitalen Akten zugreifen. Das hilft vor allem den Kunden, deren Anträge und Anliegen nun schneller bearbeitet werden können. Damit entfallen Postwege, Suchzeiten in Aktenhaltungen und es ist weniger Lagerfläche erforderlich – das spart Geld.
In Sachsen wurde die elektronische Akte im September 2016 in den Jobcentern Nordsachsen und Zwickau eingeführt. Im Februar, März und April 2017 konnte in den Jobcentern Vogtland, Sächsische Schweiz-Osterzgebirge und Dresden die elektronische Akte eingeführt werden. In Chemnitz und Mittelsachsen erfolgte die Umstellung im Juni. Seit 3. Juli 2017 bearbeiten auch die knapp 1.000 Mitarbeiter des Jobcenters Leipzig-Stadt die Anträge auf Grundsicherung in digitaler Form.
In sechs Wellen erfolgt die die Einführung der elektronischen Akte in den über 300 Jobcentern (gemeinsame Einrichtungen). Mit der Umstellung von Papier auf Digital in dieser Größenordnung handelt es sich bislang um Europas größtes E-Projekt, auf Grundlage des E-Government-Gesetzes.
„Die Digitalisierung geht auch nicht an den Arbeitsagenturen und Jobcentern vorbei. Neben den modernen Onlineangeboten, die wir weiter ausbauen, digitalisieren wir unsere Geschäftsprozesse auch künftig. Denn wir wollen die Angebote für die Menschen weiter anpassen und modern gestalten“, erklärt Hansen.
Die Arbeitsagenturen und deren gemeinsamen Einrichtungen (Jobcenter) bieten schon heute zahlreiche und moderne Online-Angebote. Neben den verschiedenen Internetseiten betrifft das beispielsweise auch die Apps für Smartphones und die eService-Angebote. So kann schon heute Arbeitslosengeld, Kindergeld und Berufsausbildung online beantragt und das eigene Job-Profil mit dem Vermittler gemeinsam bearbeitet werden. Auch für Unternehmer gibt es neben den Möglichkeiten des Quick-Checks für Lohnzuschüsse die papierlose Option, Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen online auszufüllen und zu versenden.
Hintergrundinformationen:
Wie funktioniert eigentlich die eAkte?
Eingehende Kundenpost sowie persönlich abgegebene Dokumente werden mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und in einer computerlesbaren Form gespeichert. Das geschieht in einer der vier Scanzentren Deutschlands (Berlin, Halle, Köln und Böblingen). Die digitalisierten Dokumente werden automatisch einer Akte zugeordnet und elektronisch der zuständigen Bearbeitungsstelle übermittelt. Werden weitere Dokumente im Rahmen der Bearbeitung erstellt, werden diese ebenfalls in der eAkte abgelegt.
Fakten:
- Rund 210 Millionen Blatt Papier lagern in den sächsischen Jobcentern. Täglich kommen rund 70.000 Blatt Papier hinzu.
- In Sachsen würden 5 Millionen Euro bis 2020 für zusätzliche Mieten allein zur Aktenlagerung anfallen.
- Akten sind stets vollständig verfügbar und brauchen nicht mehr zwischen einzelnen Bearbeitern oder Bereichen versendet werden
- Auskünfte können besser erteilt werden, Suchzeiten entfallen, Bearbeitungszeiten sinken
- Vermeidung zusätzlicher Lagerflächen für Papierakten, das schafft mehr Platz in den Büros und bringt Kosteneinsparungen
- Verbesserung der datenschutzrechtlichen Vorgaben
