Fehlende Angaben auf Geschäftsbriefen können teuer werden

Ein Gewerbetreibender muss den Empfängern seiner Geschäftsbriefe bestimmte Mindestinformationen mitteilen. Als Geschäftsbrief zählt dabei nicht nur der klassische Brief, der mit der Post verschickt wird, sondern auch E-Mail und Fax.

Wer den genauen Wortlaut der Gesetze nachlesen will, muss dazu das Handelsgesetzbuch §37a bemühen, für eine GmbH § 35a im GmbH-Gesetz und § 80 im Aktiengesetz für Aktiengesellschaften.

Nachfolgend haben wir Ihnen die wichtigsten Fakten zusammengefasst:

Für alle Gesellschaftsformen gilt:

Firmenbezeichnung mit Rechtsform, Ort der Niederlassung, ggf. das Registergericht und Handelsregister (wenn die Firma darin eingetragen ist).

Das Finanzamt verlangt bei Rechnungen zu dem noch eine eindeutige Rechnungsnummer, Leistungszeitraum / -datum, Steuernummer, UmsatzsteuerID.

Bei GmbHs müssen zusätzlich noch alle Geschäftsführer ausgelistet werden. Gibt es einen Aufsichtsrat, gehört der Vorsitzende mit Vor- und Nachnamen aufs Papier. Weitere Sonderregelungen gibt es für GmbH Töchter ausländischer Firmen und GmbHs die sich in Liquidation befinden.

Bei Aktiengesellschaften gehören neben den Vorstandsmitgliedern auch der Vorsitzende des Aufsichtsrat auf das Geschäftspapier. Auch hier gelten zusätzliche Regeln für ausländische Töchter und zu Angaben über das Grundkapital.

Also werfen Sie einen Blick auf Ihre Geschäftskorrespondenz.