Für Personalabteilungen beginnt sie nun wieder, die turbulenteste Zeit des Jahres: Die Vorbereitungen auf die obligatorischen Änderungen zum Jahreswechsel stehen an. In diesem Jahr sind es insbesondere die Umstellung auf das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerkarte, eine höhere Einkommensgrenze bei Minijobs, Auswirkungen der E-Bilanz, die Erweiterung der Monatsmeldung für die Gesetzliche Krankenversicherung sowie die ersten Vorbereitungen auf das SEPA-Verfahren, auf die sich die Lohnbüros einstellen sollten. Einen aktuellen Überblick über die wichtigsten Änderungen und ihre Hintergründe liefert der IT-Dienstleister DATEV eG - auch im Internet unter www.datev.de/....
Elektronische Lohnsteuerkarte: Abzugsmerkmale frühzeitig prüfen
Der lange Weg zum Aus der alten Lohnsteuerkarte führt endlich ans Ziel. Bereits seit mehreren Jahren totgesagt und doch immer wieder noch gebraucht, hat die Pappkarte nun endgültig ausgedient. Zum neuen Jahr wird auf ein digitales Verfahren umgestellt: die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale - kurz ELStAM, die zentral beim Bundeszentralamt für Steuern abgerufen werden. Sie wirken erstmals für die Lohnabrechnung im Januar 2013. Vorgesehen ist aber eine "gestreckte Einführung". So überschreibt die Finanzverwaltung eine Kulanzregelung, die sich bis zum 31. Dezember 2013 erstreckt. Das bedeutet, dass spätestens mit der Abrechnung für den Dezember 2013 die ELStAM abgerufen werden müssen. Einmalig kann der Arbeitgeber nach dem ersten Abruf in den folgenden sechs Monaten auf deren Anwendung noch verzichten. Nach Ablauf dieser Frist müssen die abgerufenen ELStAM aber angewendet werden.
Damit der ELStAM-Abruf problemlos funktioniert, sollten im Lohnbüro die dazu zwingend erforderlichen Stammdaten schnellstmöglich in den Lohnprogrammen erfasst werden. Auf Seiten des Arbeitgebers ist das die Steuernummer. Bei den Arbeitnehmern sind es Geburtsdatum, steuerliche Identifikationsnummer und die Kennzeichnung, ob der Betrieb "Hauptarbeitgeber" oder "Nebenarbeitgeber" ist. Um sicherzustellen, dass diese Daten auch wirklich stimmen, sollten Unternehmen ihre Beschäftigten auffordern, sie frühzeitig zu prüfen. Ist eine Korrektur erforderlich, kann der Arbeitnehmer einen entsprechenden Antrag entweder beim Finanzamt vor Ort oder online über das Elster-Portal www.elster.de stellen.
Die DATEV-Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, mit denen monatlich rund elf Millionen Arbeitnehmer in Deutschland abgerechnet werden, unterstützen den Abruf der individuellen Steuermerkmale. Neue Programmversionen werden dafür rechtzeitig zum Jahreswechsel zur Verfügung stehen. Bis dahin sollte spätestens das elektronische Rückmeldeverfahren in der DATEV-Software eingerichtet sein. Zurückgemeldete Daten können damit direkt ins Programm für die Lohnabrechnung übernommen werden. So ist gewährleistet, dass bei der Abrechnung stets mit aktuellen Daten gearbeitet wird.
Höhere Einkommensgrenze für Minijobs
Im Bereich der geringfügigen Beschäftigung hat der Bundestag am 25. Oktober 2012 einen Gesetzentwurf angenommen, nach dem die Arbeitsentgeltgrenze bei Minijobs vom 1. Januar 2013 an von 400 Euro auf 450 Euro angehoben werden soll. Außerdem werden die Gleitzonenregelungen auf Beschäftigungen bis 850 Euro ausgeweitet; bislang lag die Grenze bei 800 Euro. Im Gegensatz zum bisherigen Minijob ist die Rentenversicherung nicht mehr optional wählbar, sondern zunächst verpflichtend. Der Beschäftigte kann sich jedoch von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Für bestehende Beschäftigungsverhältnisse sind Übergangs- und Bestandsschutzregelungen bis zum 31. Dezember 2014 zu berücksichtigen.
Auswirkungen der E-Bilanz
Auch die E-Bilanz schlägt sich im kommenden Jahr bei einigen Unternehmen in der Lohnbuchführung nieder. Betroffen davon sind die Arbeitgeber, die bislang bereits getrennte Übermittlungen und damit getrennte Kontierungen für Altersvorsorgeaufwendungen und für Gehaltsbestandteile für Gesellschafter-Geschäftsführer sowie für Lohnaufwendungen für geringfügig Beschäftigte (Minijobs) vorgenommen haben. Diese müssen an die neue Taxonomie der E-Bilanz angepasst werden, die eine detailliertere Erfassung vorsieht. Die Unternehmen, die alle Löhne und Gehälter auf ein Konto buchen, können ihren Buchungsstil dagegen unverändert weiterführen.
GKV-Monatsmeldung
Ab Januar 2013 wird auch die GKV-Monatsmeldung inhaltlich erweitert. Mit dem Datenbaustein Krankenversicherung (DBKV) setzt das Meldeverfahren auf der Struktur des bekannten DEÜV-Verfahrens auf. Darin muss der Arbeitgeber für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer in der Gleitzone eine Einkommensprognose erstellen und an die jeweilige Krankenkasse übermitteln. Liegt die Summe der gemeldeten Entgelte über der Obergrenze, gilt der Arbeitnehmer nicht mehr als Beschäftigter in der Gleitzone. Außerdem werden Mehrfachbeschäftigte, deren Entgelte in Summe über der Beitragsbemessungsgrenze liegen, in das Rückmeldeverfahren der Krankenkassen integriert.
Vorbereitungen auf das SEPA-Verfahren
Nicht ganz so zeitkritisch, aber dennoch im Fokus der Vorbereitungen sollte die Umstellung auf SEPA stehen. Das Akronym steht für Single Euro Payments Area - einen europaweit einheitlichen Zahlungsraum, in dem kein Unterschied zwischen nationalen und internationalen Zahlungen erkennbar ist. Nach einer Entscheidung des EU-Parlaments müssen Überweisungen wie auch Lastschriften spätestens ab Februar 2014 über das Verfahren abgewickelt werden. Die bisherigen unterschiedlichen nationalen Überweisungsformate werden zu diesem Termin abgeschaltet.
In Konsequenz treten BIC (Business Identifier Code) und IBAN (International Bank Account Number), die bislang nur für Auslandsüberweisungen nötig waren, an die Stelle von Bankleitzahl und Kontonummer. Dies hat in erster Linie Auswirkungen auf Zahlungsverkehr und Rechnungswesen, aber natürlich auch auf die Lohnbuchführung. Sämtliche Kontonummern und Bankleitzahlen für Gehaltszahlungen müssen umgestellt werden. DATEV unterstützt die Anwender dabei ab dem Jahreswechsel 2012/2013 mit einem IBAN-Assistenten.
Diese und weitere Pressemitteilungen finden Interessierte im DATEV-Pressearchiv unter http://www.datev.de/...
Elektronische Lohnsteuerkarte: Abzugsmerkmale frühzeitig prüfen
Der lange Weg zum Aus der alten Lohnsteuerkarte führt endlich ans Ziel. Bereits seit mehreren Jahren totgesagt und doch immer wieder noch gebraucht, hat die Pappkarte nun endgültig ausgedient. Zum neuen Jahr wird auf ein digitales Verfahren umgestellt: die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale - kurz ELStAM, die zentral beim Bundeszentralamt für Steuern abgerufen werden. Sie wirken erstmals für die Lohnabrechnung im Januar 2013. Vorgesehen ist aber eine "gestreckte Einführung". So überschreibt die Finanzverwaltung eine Kulanzregelung, die sich bis zum 31. Dezember 2013 erstreckt. Das bedeutet, dass spätestens mit der Abrechnung für den Dezember 2013 die ELStAM abgerufen werden müssen. Einmalig kann der Arbeitgeber nach dem ersten Abruf in den folgenden sechs Monaten auf deren Anwendung noch verzichten. Nach Ablauf dieser Frist müssen die abgerufenen ELStAM aber angewendet werden.
Damit der ELStAM-Abruf problemlos funktioniert, sollten im Lohnbüro die dazu zwingend erforderlichen Stammdaten schnellstmöglich in den Lohnprogrammen erfasst werden. Auf Seiten des Arbeitgebers ist das die Steuernummer. Bei den Arbeitnehmern sind es Geburtsdatum, steuerliche Identifikationsnummer und die Kennzeichnung, ob der Betrieb "Hauptarbeitgeber" oder "Nebenarbeitgeber" ist. Um sicherzustellen, dass diese Daten auch wirklich stimmen, sollten Unternehmen ihre Beschäftigten auffordern, sie frühzeitig zu prüfen. Ist eine Korrektur erforderlich, kann der Arbeitnehmer einen entsprechenden Antrag entweder beim Finanzamt vor Ort oder online über das Elster-Portal www.elster.de stellen.
Die DATEV-Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, mit denen monatlich rund elf Millionen Arbeitnehmer in Deutschland abgerechnet werden, unterstützen den Abruf der individuellen Steuermerkmale. Neue Programmversionen werden dafür rechtzeitig zum Jahreswechsel zur Verfügung stehen. Bis dahin sollte spätestens das elektronische Rückmeldeverfahren in der DATEV-Software eingerichtet sein. Zurückgemeldete Daten können damit direkt ins Programm für die Lohnabrechnung übernommen werden. So ist gewährleistet, dass bei der Abrechnung stets mit aktuellen Daten gearbeitet wird.
Höhere Einkommensgrenze für Minijobs
Im Bereich der geringfügigen Beschäftigung hat der Bundestag am 25. Oktober 2012 einen Gesetzentwurf angenommen, nach dem die Arbeitsentgeltgrenze bei Minijobs vom 1. Januar 2013 an von 400 Euro auf 450 Euro angehoben werden soll. Außerdem werden die Gleitzonenregelungen auf Beschäftigungen bis 850 Euro ausgeweitet; bislang lag die Grenze bei 800 Euro. Im Gegensatz zum bisherigen Minijob ist die Rentenversicherung nicht mehr optional wählbar, sondern zunächst verpflichtend. Der Beschäftigte kann sich jedoch von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Für bestehende Beschäftigungsverhältnisse sind Übergangs- und Bestandsschutzregelungen bis zum 31. Dezember 2014 zu berücksichtigen.
Auswirkungen der E-Bilanz
Auch die E-Bilanz schlägt sich im kommenden Jahr bei einigen Unternehmen in der Lohnbuchführung nieder. Betroffen davon sind die Arbeitgeber, die bislang bereits getrennte Übermittlungen und damit getrennte Kontierungen für Altersvorsorgeaufwendungen und für Gehaltsbestandteile für Gesellschafter-Geschäftsführer sowie für Lohnaufwendungen für geringfügig Beschäftigte (Minijobs) vorgenommen haben. Diese müssen an die neue Taxonomie der E-Bilanz angepasst werden, die eine detailliertere Erfassung vorsieht. Die Unternehmen, die alle Löhne und Gehälter auf ein Konto buchen, können ihren Buchungsstil dagegen unverändert weiterführen.
GKV-Monatsmeldung
Ab Januar 2013 wird auch die GKV-Monatsmeldung inhaltlich erweitert. Mit dem Datenbaustein Krankenversicherung (DBKV) setzt das Meldeverfahren auf der Struktur des bekannten DEÜV-Verfahrens auf. Darin muss der Arbeitgeber für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer in der Gleitzone eine Einkommensprognose erstellen und an die jeweilige Krankenkasse übermitteln. Liegt die Summe der gemeldeten Entgelte über der Obergrenze, gilt der Arbeitnehmer nicht mehr als Beschäftigter in der Gleitzone. Außerdem werden Mehrfachbeschäftigte, deren Entgelte in Summe über der Beitragsbemessungsgrenze liegen, in das Rückmeldeverfahren der Krankenkassen integriert.
Vorbereitungen auf das SEPA-Verfahren
Nicht ganz so zeitkritisch, aber dennoch im Fokus der Vorbereitungen sollte die Umstellung auf SEPA stehen. Das Akronym steht für Single Euro Payments Area - einen europaweit einheitlichen Zahlungsraum, in dem kein Unterschied zwischen nationalen und internationalen Zahlungen erkennbar ist. Nach einer Entscheidung des EU-Parlaments müssen Überweisungen wie auch Lastschriften spätestens ab Februar 2014 über das Verfahren abgewickelt werden. Die bisherigen unterschiedlichen nationalen Überweisungsformate werden zu diesem Termin abgeschaltet.
In Konsequenz treten BIC (Business Identifier Code) und IBAN (International Bank Account Number), die bislang nur für Auslandsüberweisungen nötig waren, an die Stelle von Bankleitzahl und Kontonummer. Dies hat in erster Linie Auswirkungen auf Zahlungsverkehr und Rechnungswesen, aber natürlich auch auf die Lohnbuchführung. Sämtliche Kontonummern und Bankleitzahlen für Gehaltszahlungen müssen umgestellt werden. DATEV unterstützt die Anwender dabei ab dem Jahreswechsel 2012/2013 mit einem IBAN-Assistenten.
Diese und weitere Pressemitteilungen finden Interessierte im DATEV-Pressearchiv unter http://www.datev.de/...
