Der Aufgabenbereich von Travel Managern nimmt weiter zu. Neben die klassischen Aufgaben tritt zunehmend das Meeting- und Eventmanagement, so ein zentrales Ergebnis der dritten International Travel Management Study von AirPlus. Damit setzt sich der Trend der letzten Jahre fort, wonach Verantwortung und Aufgabenvielfalt des professionellen Travel Managements stetig wachsen. Gleichzeitig rechnen Unternehmen für 2008 mit einem kräftigen Zuwachs bei Geschäftsreisen – vor allem in Kombination mit Flügen und Hotelübernachtungen. Die Folge: Auch die Kosten werden steigen, wenn auch nicht im gleichen Maße. Bei der Studie wurden 1.000 Reiseverantwortliche aus neun europäischen Ländern und den USA zu aktuellen Trends im Geschäftsreise-Management befragt.
Knapp die Hälfte der befragten Travel Manager (44 Prozent) in den zehn internationalen Geschäftsreisemärkten ist der Überzeugung, dass künftig auch Eventmanagement-Aufgaben in den eigenen Verantwortungsbereich fallen werden. Diese Erwartung ist in den Ländern Großbritannien und USA besonders ausgeprägt. Dagegen stehen Unternehmen aus den Niederlanden und Deutschland diesem Trend noch relativ verhalten gegenüber – und das, obwohl 38 Prozent der deutschen Reiseverantwortlichen eine Zunahme von Meetings- und Events erwarten. Zum Vergleich: Im Vorjahr rechneten nur 15 Prozent der deutschen Unternehmen mit einem Plus von MICEVeranstaltungen. "Auch wenn die Unterschiede zwischen den Ländern noch groß sind: An der Integration von MICE in das Travel Management führt kein Weg vorbei", kommentiert AirPlus-Geschäftsführer Patrick W. Diemer die Ergebnisse der aktuellen Studie. Schließlich ähnelten viele Prozesse denen im klassischen Geschäftsreise-Management, wo die direkten Einsparpotenziale schon heute nahezu ausgeschöpft seien. "Deshalb setzt sich in vielen Unternehmen langsam das Bewusstsein durch, die Synergie-Effekte beider Bereiche stärker zu nutzen", so Diemer weiter.
Insgesamt rechnen 58 Prozent der befragten Unternehmen mit einer steigenden Anzahl ihrer Geschäftsreisen – im Vorjahr waren es 48 Prozent. Eine Zunahme ihrer Reise-Budgets erwarten dagegen "nur" 53 Prozent – 3 Prozentpunkte mehr als 2006. Das heißt: Die Reiseverantwortlichen wollen noch weitere Potenziale zur effizienten Kostenreduzierung ausschöpfen und versuchen, das Wachstum des Reisevolumens vom Kostenanstieg zu entkoppeln.
Firmenraten weiter auf dem Vormarsch, bei Flügen leicht rückläufig
Tatsächlich tragen Maßnahmen wie das Aushandeln von Firmentarifen, die Vereinfachung von Prozessen und ein effizienteres Controlling klare Früchte. So werden die realisierten Einsparungen duch Firmentrarife auf durchschnittlich 16 Prozent geschätzt. Im Vergleich zum Vorjahr haben Firmen 2007 wesentlich häufiger Firmenraten mit Hotels (plus 10%), Autovermietern (plus 6%), MICE-Dienstleistern (plus 8%) sowie der Bahn (+5%) verhandelt. Lediglich bei Airlines vereinbarten erstmals weniger Unternehmen als im Vorjahr eine spezielle Firmenrate (-4%).
Noch immer klarer Nachholbedarf beim Auswerten der Reisekosten
"Der Kampf um günstige Konditionen ist härter geworden – umso erstaunlicher, dass viele Unternehmen nach wie vor auf den Einsatz professioneller Analysetools als valide Basis für Verhandlungen mit Dienstleistern verzichten", so Diemer. Im internationalen Durchschnitt nutzen lediglich 30 Prozent der befragten Unternehmen diesen Wissensvorsprung, in Deutschland sind es immerhin 43 Prozent. Interessant: In Unternehmen mit eigener Travel Management-Abteilung liegt die Nutzerquote bei 48 Prozent. "Dabei lässt sich erst mit speziellen Analysetools die erforderliche Kostentransparenz über alle Geschäftsreiseausgaben gewinnen und Kostentreiber identifizieren. Gleichzeitig können Firmen damit auch schnell und einfach die Einhaltung von Reiserichtlinien kontrollieren".
Im Fokus des Travel Managements: Kosten und Prozesse
Bei der Suche nach Einsparpotenzialen rückt die Optimierung der internen Abläufe stärker in den Mittelpunkt: Neben der Kernaufgabe des Travel Managements, die Kosten zu senken, nennen Befragte aus sieben der insgesamt zehn Länder erstmals die Verbesserung der internen Prozesse als zweitwichtigste Aufgabe. Damit setzt sich der Trend des letzten Jahres fort, wonach Unternehmen verstärkt in ihren internen Abläufen bei der Planung, Bezahlung oder Analyse von Geschäftsreisen nach Kostensenkungspotenzial suchen. Ein Beispiel dafür ist die Nutzung von elektronischen Rechnungen: Erhalten heute lediglich 14 Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form, so wollen dies in Zukunft 37 Prozent tun. Ausnahmen von diesem Trend finden sich in der Schweiz und in Österreich. Hier wollen Travel Manager auch künftig überwiegend mit papierbasierten Rechnungen arbeiten. Vorreiter bei der elektronischen Rechung sind derzeit die USA (23%) und die Niederlande (22%).
Die Studie
Auch in diesem Jahr wurde die Umfrage vom internationalen Marktforschungsinstitut Ipsos im Auftrag von AirPlus durchgeführt. Befragt wurden insgesamt über 1000 Reiseverantwortliche aus zehn Ländern (Frankreich, Großbritannien, Deutschland, Italien, Schweiz, Spanien, Niederlande, Österreich, Portugal, USA). Durch die Untergliederung in Firmen mit geringem, mittlerem und hohem Reisevolumen zeigen sich auch Trends zwischen den Unternehmensgrößen. Erstmalig wurde 2007 auch eine Differenzierung nach den Sektoren Industrie, Handel und Dienstleistung erfasst. Eine Management Summary der Studie ist unter www.airplus.com abrufbar.
Knapp die Hälfte der befragten Travel Manager (44 Prozent) in den zehn internationalen Geschäftsreisemärkten ist der Überzeugung, dass künftig auch Eventmanagement-Aufgaben in den eigenen Verantwortungsbereich fallen werden. Diese Erwartung ist in den Ländern Großbritannien und USA besonders ausgeprägt. Dagegen stehen Unternehmen aus den Niederlanden und Deutschland diesem Trend noch relativ verhalten gegenüber – und das, obwohl 38 Prozent der deutschen Reiseverantwortlichen eine Zunahme von Meetings- und Events erwarten. Zum Vergleich: Im Vorjahr rechneten nur 15 Prozent der deutschen Unternehmen mit einem Plus von MICEVeranstaltungen. "Auch wenn die Unterschiede zwischen den Ländern noch groß sind: An der Integration von MICE in das Travel Management führt kein Weg vorbei", kommentiert AirPlus-Geschäftsführer Patrick W. Diemer die Ergebnisse der aktuellen Studie. Schließlich ähnelten viele Prozesse denen im klassischen Geschäftsreise-Management, wo die direkten Einsparpotenziale schon heute nahezu ausgeschöpft seien. "Deshalb setzt sich in vielen Unternehmen langsam das Bewusstsein durch, die Synergie-Effekte beider Bereiche stärker zu nutzen", so Diemer weiter.
Insgesamt rechnen 58 Prozent der befragten Unternehmen mit einer steigenden Anzahl ihrer Geschäftsreisen – im Vorjahr waren es 48 Prozent. Eine Zunahme ihrer Reise-Budgets erwarten dagegen "nur" 53 Prozent – 3 Prozentpunkte mehr als 2006. Das heißt: Die Reiseverantwortlichen wollen noch weitere Potenziale zur effizienten Kostenreduzierung ausschöpfen und versuchen, das Wachstum des Reisevolumens vom Kostenanstieg zu entkoppeln.
Firmenraten weiter auf dem Vormarsch, bei Flügen leicht rückläufig
Tatsächlich tragen Maßnahmen wie das Aushandeln von Firmentarifen, die Vereinfachung von Prozessen und ein effizienteres Controlling klare Früchte. So werden die realisierten Einsparungen duch Firmentrarife auf durchschnittlich 16 Prozent geschätzt. Im Vergleich zum Vorjahr haben Firmen 2007 wesentlich häufiger Firmenraten mit Hotels (plus 10%), Autovermietern (plus 6%), MICE-Dienstleistern (plus 8%) sowie der Bahn (+5%) verhandelt. Lediglich bei Airlines vereinbarten erstmals weniger Unternehmen als im Vorjahr eine spezielle Firmenrate (-4%).
Noch immer klarer Nachholbedarf beim Auswerten der Reisekosten
"Der Kampf um günstige Konditionen ist härter geworden – umso erstaunlicher, dass viele Unternehmen nach wie vor auf den Einsatz professioneller Analysetools als valide Basis für Verhandlungen mit Dienstleistern verzichten", so Diemer. Im internationalen Durchschnitt nutzen lediglich 30 Prozent der befragten Unternehmen diesen Wissensvorsprung, in Deutschland sind es immerhin 43 Prozent. Interessant: In Unternehmen mit eigener Travel Management-Abteilung liegt die Nutzerquote bei 48 Prozent. "Dabei lässt sich erst mit speziellen Analysetools die erforderliche Kostentransparenz über alle Geschäftsreiseausgaben gewinnen und Kostentreiber identifizieren. Gleichzeitig können Firmen damit auch schnell und einfach die Einhaltung von Reiserichtlinien kontrollieren".
Im Fokus des Travel Managements: Kosten und Prozesse
Bei der Suche nach Einsparpotenzialen rückt die Optimierung der internen Abläufe stärker in den Mittelpunkt: Neben der Kernaufgabe des Travel Managements, die Kosten zu senken, nennen Befragte aus sieben der insgesamt zehn Länder erstmals die Verbesserung der internen Prozesse als zweitwichtigste Aufgabe. Damit setzt sich der Trend des letzten Jahres fort, wonach Unternehmen verstärkt in ihren internen Abläufen bei der Planung, Bezahlung oder Analyse von Geschäftsreisen nach Kostensenkungspotenzial suchen. Ein Beispiel dafür ist die Nutzung von elektronischen Rechnungen: Erhalten heute lediglich 14 Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form, so wollen dies in Zukunft 37 Prozent tun. Ausnahmen von diesem Trend finden sich in der Schweiz und in Österreich. Hier wollen Travel Manager auch künftig überwiegend mit papierbasierten Rechnungen arbeiten. Vorreiter bei der elektronischen Rechung sind derzeit die USA (23%) und die Niederlande (22%).
Die Studie
Auch in diesem Jahr wurde die Umfrage vom internationalen Marktforschungsinstitut Ipsos im Auftrag von AirPlus durchgeführt. Befragt wurden insgesamt über 1000 Reiseverantwortliche aus zehn Ländern (Frankreich, Großbritannien, Deutschland, Italien, Schweiz, Spanien, Niederlande, Österreich, Portugal, USA). Durch die Untergliederung in Firmen mit geringem, mittlerem und hohem Reisevolumen zeigen sich auch Trends zwischen den Unternehmensgrößen. Erstmalig wurde 2007 auch eine Differenzierung nach den Sektoren Industrie, Handel und Dienstleistung erfasst. Eine Management Summary der Studie ist unter www.airplus.com abrufbar.
