Am 13.5.2009 findet die offizielle Abendveranstaltung im Rahmen des dreitägigen Kongresses in der Jahrhunderthalle Bochum statt. Zur Veranstaltung werden 1500 Bürgermeister/innen und weitere kommunale Vertreter geladen, darunter Münchens OB Christian Ude, Berlins regierender Bürgermeister Klaus Wowereit und Frankfurts Oberbürgermeisterin Petra Roth. Parallel findet die Hauptversammlung des Deutschen Städtetages im RuhrCongress Bochum statt(12.-14. Mai), zu der auch Bundeskanzlerin Angela Merkel ihr Kommen zugesagt hat.
PRO EVENTS sicherte sich den Etat im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens. Aufgabenspektrum für die Agentur ist die Programmgestaltung, Konzeption und Durchführung des Empfangs. Bereits im Sommer 2008 gewann PRO EVENTS den Auftrag zur Vermarktung der Hauptversammlung sowie die Organisation der begleitenden Messe.
PRO EVENTS zählt zu den führenden Agenturen für Eventmarketing und Marketingkommunikation in Deutschland. 1997 gegründet, hat sich das Unternehmen als Spezialist für Public- und Marketingevents etabliert. Projekte von PRO EVENTS sind u.a. Münchens größtes jährliches Klassik Open Air "Klassik am Odeonsplatz", oder die Eröffnung zur FIFA WM 2006 "3 Orchester und Stars" im Olympiastadion München. In 2007 betreute das Unternehmen u.a. die Vermarktung der Hauptversammlung zum Deutschen Städtetag in München und seit 2007 das jährlich stattfindende Großfeuerwerk "Münchner Sommernachtstraum" mit 63.000 Besuchern. Zu den Referenzen von PRO EVENTS zählen u.a. der Freistaat Bayern, Mercedes-Benz, die Deutsche Bank, die Landeshauptstadt München, die HypoVereinsbank und der Bayerische Rundfunk.