To-Do-Liste richtig anlegen

Ein gut strukturierter Arbeitstag ist entscheidend, um wichtige Aufgaben nicht zu vergessen und Termine einzuhalten. Dafür ist es am besten, eine Liste anzulegen, auf der alle Aufgaben, egal welcher Art, notiert werden. Die Experten von TÜV SÜD erklären, wie eine To-Do-Liste Erleichterung schafft und für welche Arbeitstypen sie zu empfehlen ist. Denn Kreative würden beispielsweise durch eine genaue Strukturierung eingeengt.

Für die meisten Arbeitnehmer empfehlenswert ist die "Alpen-Methode", benannt nach den Anfangsbuchstaben ihrer Schritte, die in der vorgegebenen Reihenfolge erledigt werden.

- Alles aufschreiben: Jeden Morgen sollten alle Aufgaben, Termine, Telefonate und E-Mails fixiert werden, die zu erledigen sind. So wird nichts vergessen, was im Laufe des Tages zu erledigen ist. Dies kann entweder in Form eines Tages- oder Wochenplans, der einfach auf ein Blatt Papier geschrieben wird, oder als Eintrag im Kalender erfolgen. Dabei ist es zunächst nicht nötig, auf eine Reihenfolge zu achten.

- Länge schätzen: Wer es schafft, seine Zeiten richtig einzuschätzen, spart sich Stress und Ärger. Dabei sollte für eine Aufgabe lieber ein größerer Zeitraum eingeplant werden, als tatsächlich nötig ist. So verfällt man nicht in Panik und kann möglicherweise verbleibende Zeit schon für eine neue Aufgabe nutzen. Wird die To-Do-Liste zum ersten Mal angelegt, empfiehlt es sich, vorher ein persönliches Zeitprotokoll zu führen, um besser einschätzen zu können, wie lange man für eine Aufgabe einplanen sollte.

- Pufferzeit einplanen: Maximal 60 Prozent der vorhandenen Arbeitszeit sollte tatsächlich für Aufgaben verplant werden. Denn unerwartete Telefonate oder kurzfristige Aufträge kommen jeden Tag dazwischen. Und wenn plötzlich wichtiges Material nicht verfügbar ist, muss dies auch erst besorgt werden. Das kann unter Umständen viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem sollte man nicht länger als 60 bis 90 Minuten am Stück arbeiten, sondern immer wieder kleine Pausen einlegen. Auch diese werden am besten im Zeitplan notiert. Denn sind die Pufferzeiten zu kurz geplant, verschiebt sich der gesamte Ablauf und man hängt den ganzen Tag seinem Plan hinterher.

- Entscheiden: Wenn alle zu erledigenden Aufgaben notiert sind, sollten diese noch einmal durchgegangen und Wichtiges hervorgehoben werden. So lässt sich auf den ersten Blick erkennen, welche Arbeiten am besten sofort erledigt werden, und was noch warten kann. Wer sich an die Markierungen hält, kommt auch im Plan nicht durcheinander.

- Nachkontrollieren: Sobald mit der eigentlichen Arbeit begonnen wurde, sollte der Plan aber nicht gleich vergessen werden. Denn da sich trotz perfekter Planung immer mal wieder etwas verschieben kann, ist eine Nachkontrolle wichtig. So kann die To-Do-Liste den neuen Gegebenheiten angepasst werden und kleine Änderungen sorgen weiterhin für einen reibungslosen Ablauf. Außerdem lässt sich die Leistung am Ende des Tages viel besser erkennen und unerledigte Aufgaben können in den Plan für den nächsten Tag übernommen werden.

Dennoch stellt sich für viele Menschen die Frage, ob eine To-Do-Liste wirklich sinnvoll ist. Und tatsächlich ist sie nicht für jeden empfehlenswert. Die TÜV SÜD-Experten stellen verschiedene Menschentypen vor, die ganz unterschiedliche Eigenschaften besitzen und erklären, für wen sich eine Aufgabencheckliste empfiehlt und wer sich damit nur blockieren würde.

- Hilfsbereite: Menschen, die gerne anderen zur Seite stehen, aber selbst nur ungern Hilfe annehmen, sollten unbedingt einen Zeitplan anlegen. Denn sie laden sich häufig viel mehr Arbeit auf, als sie tatsächlich realisieren können. Wer erkennen kann, wo viel Zeit verloren geht oder welche Aufgaben überflüssig sind, macht es sich leichter. So schafft es auch ein Hilfsbereiter, To-dos an einen Kollegen oder den Auszubildenden weiterzugeben, ohne dabei ein schlechtes Gewissen zu haben.

- Kreative: Ganz im Gegensatz dazu stehen die Kreativen. Sie brauchen ihre Freiräume, um sich entfalten und effektiv arbeiten zu können. Werden sie zu stark eingeengt, fühlen sie sich überfordert. Für ihre Ideenfindung treffen sie gerne spontan Entscheidungen und nehmen Chaos als erholsam wahr. Deshalb können sie guten Gewissens auf eine To-Do-Liste verzichten.

- Macher: Da der Macher sehr tatkräftig und fleißig ist, muss er ständig beschäftigt werden. Daher ist für ihn eine Aufgabenliste perfekt geeignet. Da er weniger Pausen benötigt, kann er auch mehr Zeit verplanen und so den Druck erhöhen - denn ein Macher arbeitet unter Zeitdruck viel effektiver. Sein großer Vorteil: Er kann sich vollkommen in eine Aufgabe vertiefen und steigert damit die Wahrscheinlichkeit, den Zeitplan auch einzuhalten.

- Perfektionisten: Detailverliebtheit und Ordnungsliebe zeichnen den Perfektionisten aus. Mit einem klaren Zeitplan werden ihm wichtige Entscheidungen abgenommen. Er kann zwar sehr exakt planen, wann er was erledigen wird, muss aber seine Aufgaben auch zu Ende bringen. So ist er gezwungen, auch eine seiner Meinung nach nicht perfekte Arbeit abzugeben - und wird wohl kaum eine Enttäuschung erleben.

- Überflieger: Überflieger können zwar blitzschnell Probleme analysieren und Lösungen erkennen, scheitern aber häufig an der Umsetzung. Sie nehmen sich dafür viel zu wenig Zeit, da sie mit den Gedanken schon bei der nächsten Aufgabe sind. Ein klar strukturierter Plan schafft Abhilfe: Der Überflieger weiß, dass für die wartenden Probleme noch genug Zeit bleibt, und verweilt so länger bei der Umsetzung. So kann er Aufgaben bis zum letzten Schritt erfolgreich bewältigen.

- Zeitlose: Ein weiterer Typ, der an einem Zeitplan völlig scheitern würde, ist der Zeitlose. Er hat seinen eigenen Arbeitsrhythmus und orientiert sich an seiner inneren Uhr. Mit den Vorgaben der To-Do-Liste wäre er völlig überfordert und würde vermutlich ständig selbst gesetzte Fristen nicht einhalten. Dies würde eher zu Frustration führen, als zu helfen. Aus diesem Grund sollte auch der Zeitlose auf ein striktes Zeitmanagement verzichten.

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