Werden gespeicherte personenbezogene Daten nicht mehr benötigt beziehungsweise haben sie den Zweck ihrer Speicherung erfüllt, sind sie laut § 35 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu löschen. Dies ist etwa der Fall, wenn ein Auftragsverhältnis oder eine Kundenbeziehung endet. Der TÜV SÜD Datenschutzindikator (DSI) zeigt jedoch, dass es bei etwa der Hälfte der Befragten keine klare Regelung für die Sperrung oder Löschung von nicht länger benötigten Daten gibt.
Bestehen gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, dürfen personenbezogene Daten nicht unmittelbar gelöscht werden. In diesem Fall ist der Zugriff zu sperren, damit sie nicht weiter genutzt werden. Spätestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen oder anderer gesetzlicher Fristen sind gespeicherte personenbezogene Daten jedoch zu löschen. „Um dem Bundesdatenschutzgesetz gerecht zu werden, müssen Unternehmen klar festlegen, wie mit gespeicherten personenbezogenen Daten umzugehen ist, wenn sie nicht länger benötigt werden“, erklärt Rainer Seidlitz von der TÜV SÜD Sec-IT GmbH. „Außerdem sollte der Datenbestand fortlaufend auf personenbezogene Altdaten geprüft und entsprechende Löschungen oder Sperrungen veranlasst werden.“
Wichtig ist, dass personenbezogene Daten auch nach ihrer Löschung nicht gelesen oder kopiert werden können. Denn werden sie durch nicht gelöschte oder nicht vernichtete Datenträger unbefugten Dritten zugänglich, können empfindliche Bußgelder verhängt und Schadensersatzansprüche der Betroffenen geltend gemacht werden. Daher sind Datenträger vor ihrer Entsorgung sorgfältig zu löschen oder zu vernichten. Bei 39 Prozent der Befragten gibt es jedoch kein Datenträgervernichtungskonzept für Altgeräte oder Altdatenträger, das die datenschutzrechtlichen Erfordernisse erfüllt und den Mitarbeitern als konkrete Verfahrensanweisung und als allgemeines Regelwerk dient. Bei Papierdatenträgern wie Akten oder Briefen, die personenbezogene Daten beinhalten, geben dagegen bereits 84 Prozent der Befragten an, dass sie auf eine datenschutzgerechte Vernichtung achten, bevor sie diese entsorgen.
Der TÜV SÜD DSI wurde im Juli 2014 von der TÜV SÜD Sec-IT GmbH, unterstützt durch die LMU München, vorgestellt. Unternehmen, die selbst prüfen möchten, wie gut sie in Sachen Datenschutz aufgestellt sind und an welchen Stellen Verbesserungspotenzial besteht, können am TÜV SÜD DSI unter www.datenschutzindikator.de teilnehmen. Die aktuelle Trendfrage „Achten Sie auf die Datenschutzvereinbarungen des Anbieters, wenn Sie PC-Software, Smartphone-Apps oder Online-Dienste nutzen?“ kann unabhängig von der Selbsteinschätzung beantwortet werden.
Weitere Informationen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit erhalten Interessenten unter www.tuev-sued.de/sec-it oder unter der kostenlosen Rufnummer 0800/5791-5005.
Bestehen gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, dürfen personenbezogene Daten nicht unmittelbar gelöscht werden. In diesem Fall ist der Zugriff zu sperren, damit sie nicht weiter genutzt werden. Spätestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen oder anderer gesetzlicher Fristen sind gespeicherte personenbezogene Daten jedoch zu löschen. „Um dem Bundesdatenschutzgesetz gerecht zu werden, müssen Unternehmen klar festlegen, wie mit gespeicherten personenbezogenen Daten umzugehen ist, wenn sie nicht länger benötigt werden“, erklärt Rainer Seidlitz von der TÜV SÜD Sec-IT GmbH. „Außerdem sollte der Datenbestand fortlaufend auf personenbezogene Altdaten geprüft und entsprechende Löschungen oder Sperrungen veranlasst werden.“
Wichtig ist, dass personenbezogene Daten auch nach ihrer Löschung nicht gelesen oder kopiert werden können. Denn werden sie durch nicht gelöschte oder nicht vernichtete Datenträger unbefugten Dritten zugänglich, können empfindliche Bußgelder verhängt und Schadensersatzansprüche der Betroffenen geltend gemacht werden. Daher sind Datenträger vor ihrer Entsorgung sorgfältig zu löschen oder zu vernichten. Bei 39 Prozent der Befragten gibt es jedoch kein Datenträgervernichtungskonzept für Altgeräte oder Altdatenträger, das die datenschutzrechtlichen Erfordernisse erfüllt und den Mitarbeitern als konkrete Verfahrensanweisung und als allgemeines Regelwerk dient. Bei Papierdatenträgern wie Akten oder Briefen, die personenbezogene Daten beinhalten, geben dagegen bereits 84 Prozent der Befragten an, dass sie auf eine datenschutzgerechte Vernichtung achten, bevor sie diese entsorgen.
Der TÜV SÜD DSI wurde im Juli 2014 von der TÜV SÜD Sec-IT GmbH, unterstützt durch die LMU München, vorgestellt. Unternehmen, die selbst prüfen möchten, wie gut sie in Sachen Datenschutz aufgestellt sind und an welchen Stellen Verbesserungspotenzial besteht, können am TÜV SÜD DSI unter www.datenschutzindikator.de teilnehmen. Die aktuelle Trendfrage „Achten Sie auf die Datenschutzvereinbarungen des Anbieters, wenn Sie PC-Software, Smartphone-Apps oder Online-Dienste nutzen?“ kann unabhängig von der Selbsteinschätzung beantwortet werden.
Weitere Informationen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit erhalten Interessenten unter www.tuev-sued.de/sec-it oder unter der kostenlosen Rufnummer 0800/5791-5005.
