Es passiert immer wieder: Die Arbeitszeit ist zu Ende, aber nicht alle wichtigen Aufgaben sind erledigt. Genau genommen ist es jedoch umgekehrt. Die meisten Menschen planen einfach mehr, als sie an einem Tag schaffen können. Mit einem besseren Zeitplan können Arbeitnehmer nicht nur mehr Tätigkeiten ausführen, sondern auch mit einem guten Gewissen pünktlich nach Hause gehen. Die Experten von TÜV SÜD erklären, wie ein erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement aussieht und warum es im Büroalltag hilfreich ist.
Eine To-Do-Liste ist äußerst nützlich, um im Arbeitsalltag nicht im Chaos zu versinken und ständig Terminabsprachen zu vergessen. Allerdings nur, wenn sie auch korrekt angelegt wird. Denn die Aufgaben sollten nicht nur notiert, sondern auch nach Wichtigkeit geordnet werden. So können unwichtige, aber eventuell zeitfressende Aufgaben erkannt und delegiert oder zurückgestellt werden. Dies spart wertvolle Zeit, die den Aufwand, eine Aufgabenliste zu erstellen, locker wieder wettmacht. Dabei bietet das "Eisenhower"-Prinzip - eine Entscheidungsmatrix nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower - eine gute Orientierung. Es ordnet Aufgaben in vier Kategorien: wichtig und dringend - wichtig, aber nicht dringend - dringend, aber nicht wichtig - weder wichtig, noch dringend. Alles, was im ersten Ordner landet, sollte so schnell wie möglich bearbeitet werden.
"Entscheidend ist, dass realistische Pufferzeiten eingeplant werden", erklärt Diplom-Psychologin Kerstin Reviol, Leiterin der Arbeitspsychologie bei der TÜV SÜD Life Service GmbH. "Im Normalfall sollte nur 60 Prozent der vorhandenen Arbeitszeit tatsächlich verplant werden, da immer unvorhergesehene Ereignisse wie beispielsweise Anrufe oder wichtige Gespräche mit Chef oder Kollegen eintreten können." Und diese lassen sich viel entspannter führen, wenn nicht ständig an die wartende Arbeit gedacht werden muss. Dennoch sollte gerade bei Unterhaltungen mit anderen Mitarbeitern darauf geachtet werden, ob sie wirklich notwendig sind. Wird dies alles dokumentiert, lässt sich am Ende des Tages sehr gut erkennen, wo wertvolle Zeit verloren ging. Schließlich darf man nie vergessen: Zeit lässt sich weder kaufen noch speichern oder zurückholen. Umso wichtiger ist es, sie richtig einzusetzen!
Viele Menschen glauben, Multitasking sei die Lösung, um mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Doch dies ist ein Trugschluss. Wer beispielsweise gleichzeitig telefoniert und eine E-Mail tippt, tut sich damit keinen Gefallen, da beides nicht mit der nötigen Sorgfalt erledigt wird und die Produktivität im Laufe des Tages nachlässt. Ist die verfügbare Zeit gut geplant, ist es auch kein Problem, erst in Ruhe das Telefonat zu führen und danach die Nachricht zu tippen. Ein schriftlicher Zeitplan hat noch einen weiteren Vorteil: Damit wird deutlich, welche Leistungen über den ganzen Tag erbracht wurden. Dies sorgt zum einen für Selbstmotivation, zum anderen für einen schönen Feierabend. Denn wer auf einen erfolgreichen Arbeitstag zurückblicken kann und sich nicht vor der am nächsten Tag wartenden Arbeit fürchten muss, kann viel besser abschalten. Und nur auf diese Weise kann sich der menschliche Körper regenerieren und neue Kräfte sammeln.
TÜV SÜD unterstützt Unternehmen in puncto Gesundheitsmanagement
Die TÜV SÜD Life Service GmbH betreut die Mitarbeiter von knapp 10.000 Unternehmen in Deutschland beim Arbeits- und Gesundheitsschutz und entwickelt individuelle Lösungen zum Umgang mit Stress, zur Förderung der Arbeitsmotivation, bei Suchtgefährdung sowie bei Über- oder Unterforderung. Das Ziel ist stets, Bedingungen am Arbeitsplatz zu schaffen, die die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter schützen. "Die Mitarbeiter honorieren dies durch bessere Leistungsfähigkeit. Kosten durch Arbeitsunfälle, einseitige Belastungen und Krankheiten helfen wir zu verringern und auch Leistungseinbrüche durch psychischen Stress oder Überforderung können unsere Experten durch ein durchdachtes Betriebliches Gesundheitsmanagement wirksam abfedern", erläutert Herbert Huß, Geschäftsführer der TÜV SÜD Life Service GmbH.
Weitere Informationen unter www.tuev-sued.de/bgm.
Weitere Presseveröffentlichungen unter www.tuev-sued.de/presse/bgm.
Eine To-Do-Liste ist äußerst nützlich, um im Arbeitsalltag nicht im Chaos zu versinken und ständig Terminabsprachen zu vergessen. Allerdings nur, wenn sie auch korrekt angelegt wird. Denn die Aufgaben sollten nicht nur notiert, sondern auch nach Wichtigkeit geordnet werden. So können unwichtige, aber eventuell zeitfressende Aufgaben erkannt und delegiert oder zurückgestellt werden. Dies spart wertvolle Zeit, die den Aufwand, eine Aufgabenliste zu erstellen, locker wieder wettmacht. Dabei bietet das "Eisenhower"-Prinzip - eine Entscheidungsmatrix nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower - eine gute Orientierung. Es ordnet Aufgaben in vier Kategorien: wichtig und dringend - wichtig, aber nicht dringend - dringend, aber nicht wichtig - weder wichtig, noch dringend. Alles, was im ersten Ordner landet, sollte so schnell wie möglich bearbeitet werden.
"Entscheidend ist, dass realistische Pufferzeiten eingeplant werden", erklärt Diplom-Psychologin Kerstin Reviol, Leiterin der Arbeitspsychologie bei der TÜV SÜD Life Service GmbH. "Im Normalfall sollte nur 60 Prozent der vorhandenen Arbeitszeit tatsächlich verplant werden, da immer unvorhergesehene Ereignisse wie beispielsweise Anrufe oder wichtige Gespräche mit Chef oder Kollegen eintreten können." Und diese lassen sich viel entspannter führen, wenn nicht ständig an die wartende Arbeit gedacht werden muss. Dennoch sollte gerade bei Unterhaltungen mit anderen Mitarbeitern darauf geachtet werden, ob sie wirklich notwendig sind. Wird dies alles dokumentiert, lässt sich am Ende des Tages sehr gut erkennen, wo wertvolle Zeit verloren ging. Schließlich darf man nie vergessen: Zeit lässt sich weder kaufen noch speichern oder zurückholen. Umso wichtiger ist es, sie richtig einzusetzen!
Viele Menschen glauben, Multitasking sei die Lösung, um mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Doch dies ist ein Trugschluss. Wer beispielsweise gleichzeitig telefoniert und eine E-Mail tippt, tut sich damit keinen Gefallen, da beides nicht mit der nötigen Sorgfalt erledigt wird und die Produktivität im Laufe des Tages nachlässt. Ist die verfügbare Zeit gut geplant, ist es auch kein Problem, erst in Ruhe das Telefonat zu führen und danach die Nachricht zu tippen. Ein schriftlicher Zeitplan hat noch einen weiteren Vorteil: Damit wird deutlich, welche Leistungen über den ganzen Tag erbracht wurden. Dies sorgt zum einen für Selbstmotivation, zum anderen für einen schönen Feierabend. Denn wer auf einen erfolgreichen Arbeitstag zurückblicken kann und sich nicht vor der am nächsten Tag wartenden Arbeit fürchten muss, kann viel besser abschalten. Und nur auf diese Weise kann sich der menschliche Körper regenerieren und neue Kräfte sammeln.
TÜV SÜD unterstützt Unternehmen in puncto Gesundheitsmanagement
Die TÜV SÜD Life Service GmbH betreut die Mitarbeiter von knapp 10.000 Unternehmen in Deutschland beim Arbeits- und Gesundheitsschutz und entwickelt individuelle Lösungen zum Umgang mit Stress, zur Förderung der Arbeitsmotivation, bei Suchtgefährdung sowie bei Über- oder Unterforderung. Das Ziel ist stets, Bedingungen am Arbeitsplatz zu schaffen, die die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter schützen. "Die Mitarbeiter honorieren dies durch bessere Leistungsfähigkeit. Kosten durch Arbeitsunfälle, einseitige Belastungen und Krankheiten helfen wir zu verringern und auch Leistungseinbrüche durch psychischen Stress oder Überforderung können unsere Experten durch ein durchdachtes Betriebliches Gesundheitsmanagement wirksam abfedern", erläutert Herbert Huß, Geschäftsführer der TÜV SÜD Life Service GmbH.
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